„Koszt kwalifikowany” to jedno z najważniejszych pojęć w świecie dotacji — i jedno z najczęściej źle rozumianych. To od niego zależy, co realnie sfinansujesz z dotacji, a za co zapłacisz z własnej kieszeni. Wyjaśniamy w prostych słowach.
Co to znaczy „koszt kwalifikowany”
To wydatek, który może zostać objęty dofinansowaniem w ramach danego programu. Innymi słowy — koszt, na który dostaniesz pieniądze. Każdy program ma własną listę kosztów kwalifikowanych i wykluczeń, więc zawsze trzeba sprawdzić regulamin konkretnego naboru.
Przykłady — co zwykle jest kwalifikowane
- maszyny, urządzenia, sprzęt,
- oprogramowanie i sprzęt komputerowy,
- roboty budowlane (w określonym zakresie),
- towar i materiały na start,
- usługi (np. doradcze, marketingowe — zależnie od programu).
Co często NIE jest kwalifikowane
- zakup używanego sprzętu (w wielu programach),
- samochody osobowe (częste wykluczenie),
- koszty poniesione przed podpisaniem umowy,
- kary, odsetki, podatki (zależnie od programu).
VAT — kwalifikowany czy nie?
To zależy. Jeśli możesz odliczyć VAT (jesteś czynnym podatnikiem VAT), to zwykle VAT nie jest kosztem kwalifikowanym. Jeśli nie możesz go odliczyć — często jest. Ten szczegół potrafi znacząco zmienić budżet projektu.
Wkład własny i poziom dofinansowania
Dotacja rzadko pokrywa 100% kosztów. Programy określają poziom (intensywność) dofinansowania — np. 50%, 65%, 80%. Resztę dokładasz jako wkład własny. Przykład: przy dofinansowaniu 65% i koszcie 100 000 zł dostaniesz 65 000 zł, a 35 000 zł dokładasz sam.
Najważniejsza zasada: kolejność
⚠️ W większości programów koszt poniesiony przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie podlega refundacji. Nie kupuj sprzętu „na zapas”, zanim formalnie nie dostaniesz wsparcia — to jeden z najczęstszych i najkosztowniejszych błędów.
Najczęstsze błędy
- Zakup przed umową — wydatek przepada.
- Wpisanie kosztów spoza listy kwalifikowanych.
- Złe potraktowanie VAT w budżecie.
- Niedoszacowanie wkładu własnego i płynności na czas realizacji.
Podsumowanie
Koszty kwalifikowane decydują, co realnie sfinansujesz z dotacji. Klucz to znać listę dla konkretnego programu, poprawnie ująć VAT i wkład własny oraz pamiętać o żelaznej zasadzie: najpierw umowa, potem zakupy.
Nie masz pewności, które koszty się kwalifikują w Twoim projekcie? Umów bezpłatną konsultację — przeanalizujemy budżet i pomożemy go ułożyć poprawnie.