Wezwanie do poprawy? Kontrola? Pomożemy to opanować
Pozyskanie dotacji to dopiero połowa drogi. Druga połowa to poprawne wydanie i rozliczenie środków, bo to na tym etapie najczęściej pojawia się ryzyko zwrotu pieniędzy. Jeśli masz pismo z instytucji albo zbliża się kontrola, zadzwoń i spokojnie przejdziemy przez to razem.
pon.-pt. 8:00-16:00 · Pierwsza rozmowa i ocena sytuacji są bezpłatne
Typowe sytuacje, w których pomagamy
Im wcześniej się odezwiesz, tym więcej da się jeszcze poprawić. Nawet jeśli termin już biegnie, warto zadzwonić.
Masz wezwanie do poprawy
Instytucja wezwała Cię do uzupełnienia wniosku o płatność albo poprawy dokumentów, a termin biegnie.
Rozliczenie zostało odrzucone
Twoje sprawozdanie lub wniosek o płatność nie przeszły weryfikacji i nie wiesz, co dokładnie poprawić.
Zapowiedziano kontrolę
Zbliża się kontrola projektu i chcesz mieć pewność, że dokumentacja jest kompletna i spójna.
Nie wiesz, jak opisać wydatki
Masz faktury i płatności, ale nie masz pewności, czy są kwalifikowalne i poprawnie udokumentowane.
Projekt wymaga zmian
Potrzebujesz przesunięcia w budżecie, zmiany terminu albo aneksu, a nie wiesz, jak to uzasadnić.
Zostałeś sam z projektem
Osoba, która pisała wniosek, nie prowadzi rozliczenia, a Ty musisz je domknąć.
Sześć etapów, które trwają latami
Wielu przedsiębiorców traktuje decyzję o przyznaniu dotacji jako koniec sprawy. W rzeczywistości to moment, w którym zaczyna się kilkuletni ciąg terminów i obowiązków, a każdy z nich obwarowany jest sankcją.
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Od tego dnia biegną terminy, a nie od wypłaty pieniędzy. W umowie są zapisane: harmonogram, wskaźniki do osiągnięcia, zasady zmian i okres trwałości. To dokument, do którego wraca się przez kolejne kilka lat.
Realizacja i wnioski o płatność
Wydatki rozlicza się cyklicznie, składając wnioski o płatność wraz z dokumentami księgowymi. W większości programów robi się to nie rzadziej niż co pół roku, a przy zaliczkach obowiązuje osobny termin na ich rozliczenie. Każdy wniosek jest weryfikowany, a błąd potrafi wstrzymać wypłatę.
Zamówienia i baza konkurencyjności
Przy większych zakupach nie wystarczy wybrać dostawcy. Zamówienia powyżej progu wskazanego w wytycznych, zwykle 50 000 zł netto, trzeba opublikować i przeprowadzić zgodnie z zasadą konkurencyjności. Naruszenie tej procedury kończy się korektą finansową, czyli obcięciem dofinansowania.
Zmiany, aneksy i sprawozdania
Projekt rzadko idzie dokładnie tak, jak w harmonogramie. Przesunięcia w budżecie, zmiana terminu czy zakresu wymagają zgody instytucji, a czasem aneksu. Zrobione w porę są formalnością, zrobione po fakcie bywają podstawą do zakwestionowania wydatku.
Kontrola projektu
Instytucja sprawdza, czy pieniądze poszły na to, co deklarowałeś, i czy masz na to dokumenty. Kontrola może być zapowiedziana albo nie, w trakcie realizacji albo po jej zakończeniu. Przy większych projektach dochodzi obowiązkowy audyt zewnętrzny.
Trwałość, czyli kilka lat po zakończeniu
Po rozliczeniu projekt nie znika. Przez okres trwałości, zwykle od 3 do 5 lat, trzeba utrzymać jego efekty i corocznie to potwierdzać. Naruszenie trwałości może oznaczać zwrot całości dofinansowania wraz z odsetkami, nawet kilka lat po zakończeniu inwestycji.
Terminy, progi i długość okresu trwałości różnią się między programami, a wiążące są zawsze zapisy Twojej umowy o dofinansowanie i wytyczne danego naboru. Jeśli nie masz pewności, na którym etapie jesteś i co Cię czeka, prześlij nam umowę, a przejdziemy przez nią razem.
Przegląd gotowości do kontroli
Jeśli spodziewasz się kontroli albo po prostu chcesz wiedzieć, jak stoisz, robimy zamknięty przegląd dokumentacji projektu. To praca na jeden do dwóch dni, ze stałą ceną ustaloną z góry, a nie otwarta współpraca.
- Sprawdzenie kompletności dokumentów wobec umowy i wytycznych
- Weryfikacja opisów wydatków i powiązania ich z budżetem projektu
- Przegląd procedur zakupowych pod kątem zasady konkurencyjności
- Sprawdzenie wskaźników i stanu ich realizacji
- Lista braków i ryzyk uszeregowana od najpoważniejszych
- Konkretne wskazanie, co poprawić i w jakiej kolejności
Na koniec dostajesz zestawienie, z którym możesz pracować sam albo zlecić nam poprawki. Jeśli wolisz stały nadzór zamiast jednorazowego przeglądu, tym samym zajmuje się opieka abonamentowa.
Co bierzemy na siebie
Przejmujemy papierową stronę projektu, żebyś mógł wrócić do prowadzenia firmy albo organizacji.
- Analiza dokumentacji i wskazanie, co realnie wymaga poprawy
- Przygotowanie i korekta wniosku o płatność
- Opisywanie i porządkowanie dokumentów finansowych
- Odpowiedzi na wezwania i pisma instytucji
- Przygotowanie do kontroli oraz obecność przy wyjaśnieniach
- Sprawozdania z realizacji i pilnowanie wskaźników
- Wnioski o zmiany w projekcie, aneksy i uzasadnienia
Projekt pisał ktoś inny?
To żaden problem i bardzo częsty przypadek. Przejmujemy sprawy w toku: analizujemy umowę o dofinansowanie oraz dotychczasową dokumentację i mówimy wprost, co wymaga poprawy, a co jest w porządku.
+48 696 377 674 albo napisz, oddzwonimy →Najczęstsze pytania
Czy rozliczacie projekty, których nie pisaliście?
Tak, i jest to częsta sytuacja. Zaczynamy od przejrzenia dokumentacji i umowy o dofinansowanie, żeby zobaczyć, na czym stoisz. Potem mówimy wprost, co da się zrobić i w jakiej kolejności.
Dostałem wezwanie do poprawy. Ile mam czasu?
Termin wskazuje instytucja w piśmie i zwykle liczy się w dniach, dlatego nie warto zwlekać. Zadzwoń od razu, nawet jeśli nie masz jeszcze kompletu dokumentów. Najpierw ustalamy, co jest naprawdę wymagane i do kiedy.
Czy grozi mi zwrot dotacji?
To zależy od tego, czego dotyczy uchybienie. Część spraw da się wyjaśnić i skorygować, inne kończą się częściowym zwrotem. Nie obiecujemy z góry, że problemu nie będzie, ale rzetelnie oceniamy ryzyko i robimy wszystko, żeby je ograniczyć.
Na czym polega wniosek o płatność?
To rozliczenie części albo całości projektu: zbierasz dokumenty księgowe, sprawdzasz ich zgodność z budżetem i harmonogramem, a następnie składasz je w systemie instytucji, żeby otrzymać wypłatę środków. Błąd na tym etapie potrafi wstrzymać pieniądze.
Ile kosztuje pomoc w rozliczeniu?
Zależy od stanu dokumentacji i zakresu pracy, dlatego wycenę podajemy po bezpłatnej rozmowie i przejrzeniu sprawy. Zawsze mówimy wprost, czy w danej sytuacji nasza pomoc ma sens.
Czy pomagacie zdalnie?
Tak, pracujemy z klientami z całej Polski. Rozmawiamy telefonicznie i mailowo, a dokumenty wystarczy przesłać skanem albo zdjęciem.
Nie znalazłeś swojej sytuacji? Zadzwoń: +48 696 377 674 i opisz ją własnymi słowami.
Sprawdź, na jaką dotację możesz liczyć
Umów bezpłatną konsultację. Ocenimy Twoje szanse, dobierzemy właściwy program i poprowadzimy przez cały proces.